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Module/HR
HR-Modul

HR, das sich an
alles erinnert.

Personalakten, Verträge, Organigramm, Onboarding, Kompetenzmatrix — alles in einer digitalen Akte. Integriert mit Lohnbuchhaltung und Abwesenheiten.

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0
Papierordner
30d
Erinnerung vor Zertifikatsablauf
1 Klick
Vertrag → Lohnbuchhaltung
MK
Maja Kovač
Vertriebsleiter · seit 2019
Aktiv
VertragUnbefristete Anstellung
Sicherheitsschulunggültig bis 12.2025
Sicherheitsprüfungläuft ab 15.08.2025
Sicherheitsprüfung läuft in 39 Tagen ab — Erinnerung gesendet

Warum Papier-HR schadet

2,5 Std.
pro Mitarbeiter jährlich verbringt HR mit der Suche nach Dokumenten, der Verlängerung von Verträgen und der Verfolgung von Ablaufdaten in Papierordnern
1 von 5
Unternehmen erhält eine Prüfungsstrafe für unvollständige Sicherheitsunterlagen (IRSD 2023)
48 Stunden
durchschnittliche Onboarding-Zeit ohne digitale Checkliste — Verzögerungen bei Zugängen und Ausrüstung

HR-Modul, das statt der HR-Abteilung arbeitet

Digitale Personalakte

Alles über einen Mitarbeiter an einem Ort: persönliche Daten, Verträge, Ausbildung, Zertifikate, Verwarnungen, Beurteilungen. Keine Papierordner.

Verträge und Nachträge

Vertrag aus Vorlage in Minuten erstellen. Nachtrag bei Gehalts- oder Positionsänderung. E-Signatur mit Dropbox Sign. Archivierung automatisch.

Echtzeit-Organigramm

Die Hierarchie aktualisiert sich automatisch bei jeder Änderung (Neueinstellung, Beförderung, Abgang). Anklickbarer Baum mit zugänglichen Akten.

Onboarding-Checklisten

Vorlage je Stelle: IT-Ausstattung, Zugänge, Einführung, Sicherheit, Mentoring. HR sieht den Fortschritt in Echtzeit.

Kompetenzmatrix

Wann läuft die Sicherheitsschulung ab? Wann das Zertifikat? Entexia sendet 30 Tage vorher eine Erinnerung. Kompetenzlücken in einer Ansicht sichtbar.

Schulungsaufzeichnungen

Interne und externe Schulungen, E-Learning, Sicherheitsschulungen — alles mit Datum, Anbieter und Zertifikat aufgezeichnet. ZVZD-1-Anforderungen automatisch.

Häufig gestellte Fragen

Unterstützt das HR-Modul die E-Signatur von Verträgen?
Ja. Entexia ist mit Dropbox Sign (Hellosign) für die elektronische Unterzeichnung von Verträgen und Nachträgen integriert. Der Mitarbeiter unterschreibt über Browser oder Mobil — kein Drucken.
Wie wird die Sicherheit personenbezogener Daten gehandhabt (DSGVO)?
Der Zugriff auf Personalakten ist auf die HR-Rolle und den einzelnen Mitarbeiter (eigene Akte) beschränkt. Jeder Zugriff wird im Audit-Trail protokolliert. Daten befinden sich in der EU (Frankfurt), AES-256-verschlüsselt.
Wann aktualisiert sich das Organigramm?
Automatisch bei jeder Änderung von Position, Vorgesetztem oder Mitarbeiterstatus. Keine manuelle Bearbeitung des Organigramms — spiegelt immer den aktuellen Stand wider.
Verfolgt das Modul gesetzliche Fristen (Sicherheitsschulungen, Zertifikate)?
Ja. Für jede Akte werden Ablaufdaten festgelegt (Gerätezertifikat, Sicherheitsschulung, Gesundheitscheck). Entexia sendet 30 und 7 Tage vor Ablauf eine Erinnerung.
Unterstützt HR Mitarbeiter in mehreren Ländern?
Ja. Das HR-Modul ist für SI, HR und 36 weitere Länder lokalisiert — unterschiedliche Verträge, unterschiedliche Arbeitgeberpflichten, unterschiedliche Anforderungen für Gesundheitschecks.
Wie verbindet sich HR mit der Lohnbuchhaltung?
Ein neuer Vertrag oder eine Änderung in HR wird automatisch in das Lohnbuchhaltungsmodul übertragen — keine manuelle Eingabe. Eine Gehaltsänderung tritt im nächsten Lohnlauf in Kraft.

Module, die sich mit HR verbinden

Lohnbuchhaltung
Vertrag → Lohnlauf ein Klick
Abwesenheiten
Krankmeldungen und Urlaub aus HR-Unterlagen
Recruiting
Ausgewählter Kandidat → HR-Akte ein Klick

HR ohne Papierordner.

7-tägige kostenlose Testversion. Keine Kreditkarte.

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