Nutzungsbedingungen

1. Allgemeine Bestimmungen und Definitionen

Diese Nutzungsbedingungen ("Bedingungen") regeln die Rechte und Pflichten zwischen Entexia ("Anbieter") und jeder natürlichen oder juristischen Person ("Kunde"), die die Entexia-Plattform nutzt.

Durch die Registrierung, Anmeldung oder Nutzung einer Funktion des Dienstes bestätigt der Kunde ausdrücklich, diese Bedingungen vollständig gelesen, verstanden und akzeptiert zu haben.

Wichtige Definitionen:

• Dienst - die Entexia-Cloud-Plattform (SaaS) und alle ihre Module, APIs und zugehörigen Funktionen.
• Kundendaten - alle Daten, Dokumente und Inhalte, die der Kunde über den Dienst eingibt.
• Geschäftstag - Montag bis Freitag, 08:00-16:00 Uhr MEZ/MESZ, ausgenommen gesetzliche Feiertage.
• EWR - der Europäische Wirtschaftsraum (EU-Mitgliedstaaten plus Norwegen, Island und Liechtenstein).

2. Gegenstand des Dienstes

Entexia ist eine cloudbasierte Geschäftsverwaltungsplattform (Software as a Service) für europäische Unternehmen. Der Dienst umfasst Module für HR und Gehaltsabrechnung, CRM und Vertrieb, Finanzbuchhaltung und Rechnungsstellung, Lagerverwaltung, Produktion, Point of Sale, Projektmanagement, DSGVO-Compliance und weitere Funktionen, die über Webbrowser oder API zugänglich sind.

Der Anbieter behält sich das Recht vor, einzelne Funktionen jederzeit zu ergänzen, zu verbessern oder teilweise zu ändern. Kunden werden über wesentliche Änderungen per E-Mail oder innerhalb der Anwendung informiert.

3. Kundenkonto

• Der Dienst darf nur von Personen genutzt werden, die mindestens 18 Jahre alt sind, oder von Personen, die ordnungsgemäß befugt sind, eine juristische Person oder einen Einzelunternehmer zu vertreten.
• Die Registrierung erfordert gültige Unternehmensinformationen (Firmenname, Steuernummer, E-Mail-Adresse).
• Datengenauigkeit. Alle bei der Registrierung und während der Nutzung des Dienstes bereitgestellten Informationen müssen korrekt, wahrheitsgemäß und vollständig sein. Der Kunde muss diese Informationen aktualisieren, wenn sie sich ändern.
• Der Kunde ist verantwortlich für die Vertraulichkeit seiner Anmeldedaten und haftet für alle Aktivitäten, die unter seinem Konto durchgeführt werden.
• Wir empfehlen dringend, die Zwei-Faktor-Authentifizierung (TOTP) zu aktivieren. Anfragen zur Zurücksetzung der 2FA werden nur auf schriftliche Anfrage des gesetzlichen Vertreters des registrierten Unternehmens bearbeitet.
• Die gemeinsame Nutzung des Kontozugangs mit Dritten außerhalb der Kundenorganisation ist untersagt. Eine Ausnahme gilt für autorisierte Buchhaltungsdienstleister, die im Auftrag des Kunden handeln.
• Konten, die mehr als 24 Monate inaktiv sind (keine Anmeldung oder Zahlung), können nach vorheriger Benachrichtigung per E-Mail archiviert oder gelöscht werden.

4. Abonnement, Gebühren und Zahlung

• Der Zugriff auf den Dienst erfordert ein bezahltes Abonnement. Die aktuellen Preise werden auf unserer Website veröffentlicht und variieren je nach Plan und Anzahl der Benutzer. Alle Abonnements werden monatlich abgerechnet; es gibt keinen Jahresplan.
• Abonnementpläne. Der Dienst ist als vollständiger Plattformplan (Preis pro Benutzer) oder als einzelne Module (Preis pro Modul und Benutzeranzahl) verfügbar. KI-Add-on-Pläne sind separat mit verschiedenen Kapazitätsstufen erhältlich.
• Automatische Verlängerung. Abonnements verlängern sich monatlich automatisch über Stripe. Der Kunde wird vor jeder Verlängerung benachrichtigt. Die Verlängerung kann jederzeit über die Kontoeinstellungen gekündigt werden.
• Mitarbeiterbasierte Abrechnung. Die Abonnementgebühren basieren auf der Anzahl der aktiven Mitarbeiter im Konto. Die Menge wird automatisch vor jeder Verlängerung synchronisiert.
• Die Zahlung wird sicher über Stripe mit einer Bankkarte verarbeitet. Der Anbieter speichert keine Kartendetails direkt.
• Im Falle einer fehlgeschlagenen Zahlung tritt das Abonnement in einen Rückstand-Status und Stripe wiederholt die Belastung automatisch gemäß seiner Standard-Wiederholungsrichtlinie.
• Planänderungen unterliegen einer 7-tägigen Sperrfrist nach jeder Änderung, um wiederholte Änderungen zu verhindern.

5. Kostenlose Testphase

Neue Konten erhalten eine 7-tägige kostenlose Testphase. Während der Testphase ist keine Zahlung erforderlich. Am Ende der Testphase muss das Konto auf einen bezahlten Plan aufgewertet werden, um den Dienst weiter zu nutzen.

Der Anbieter behält sich das Recht vor, Testbedingungen oder -dauer jederzeit zu ändern.

6. Widerrufsrecht

Gemäß dem geltenden EU-Verbraucherschutzrecht hat eine als Verbraucher handelnde natürliche Person ein 14-tägiges Widerrufsrecht ab dem Datum der Registrierung, ohne Angabe von Grunden.

Durch die Nutzung des Dienstes vor Ablauf der 14-Tage-Frist - einschließlich Hochladen von Daten, Erstellen von Rechnungen oder Nutzung einer Funktion - fordert der Kunde ausdrücklich die vorzeitige Leistungserbringung.

Dieses Recht gilt nicht für juristische Personen oder Einzelunternehmer, die im Rahmen ihrer Geschäftstätigkeit handeln.

7. Kundenpflichten und akzeptable Nutzung

Der Kunde verpflichtet sich, den Dienst in Übereinstimmung mit allen geltenden Gesetzen zu nutzen. Folgendes ist ausdrücklich untersagt:

• Nutzung des Dienstes für illegale Aktivitäten, einschließlich Steuerbetrug, Geldwäsche oder Phishing
• Versuche des unbefugten Zugriffs, Reverse Engineering oder Dekompilierung des Dienstes
• Erstellung eines konkurrierenden Produkts auf Basis des Dienstes
• Verarbeitung persönlicher Daten Dritter ohne gültige Rechtsgrundlage
• Hochladen oder Verbreiten von schädlichen oder gefährlichen Inhalten
• Aktivitäten, die die Systemstabilität oder -leistung für andere Benutzer gefährden
• Gemeinsame Nutzung eines einzelnen Kontos durch mehrere unverbundene Unternehmen

API und faire Nutzung. Der API-Zugang ist für die Integration mit den eigenen Systemen des Kunden gedacht. Der Anbieter behält sich das Recht vor, Rate-Limiting anzuwenden und den API-Zugang bei Missbrauch auszusetzen oder zu widerrufen.

Der Kunde ist allein verantwortlich für die Richtigkeit aller eingegebenen Daten, einschließlich der durch den Dienst generierten Steuer-, Gehalts- und Buchungsunterlagen.

8. Verfügbarkeit, Backups und Support

Der Anbieter strebt 99,9 % monatliche Verfügbarkeit an und führt Wartungsarbeiten wo möglich außerhalb der regulären Geschäftszeiten durch. Es wird keine 100%ige Verfügbarkeitsgarantie gegeben.

Der Anbieter führt regelmäßige Backups der Kundendaten durch. Der Kunde bleibt verantwortlich für die Führung eigener Aufzeichnungen gemäß geltenden Rechtsvorschriften.

Technischer Support ist unter support@entexia.com und innerhalb der Anwendung verfügbar. Der Anbieter antwortet innerhalb eines Geschäftstages.

9. Steuer-, Buchhaltungs- und KI-Funktionen

Der Dienst stellt keine Steuer-, Buchhaltungs-, Rechts- oder Finanzberatung dar. Der Kunde ist allein verantwortlich für die Rechtmäßigkeit seiner Geschäftstätigkeit und die Einhaltung geltender Vorschriften.

KI-Funktionen. Von künstlicher Intelligenz angetriebene Funktionen sind nur Hilfsmittel. KI-Ausgaben können Ungenauigkeiten enthalten und müssen vor der Verwendung in offiziellen Dokumenten oder Einreichungen überprüft werden.

Elektronische Signaturen. Wenn der Dienst elektronische Unterzeichnung unterstützt, haben solche Signaturen Beweiswert gemäß Verordnung (EU) Nr. 910/2014 (eIDAS).

10. Beta-Funktionen

Als Beta gekennzeichnete Funktionen sind im bestehenden Abonnement ohne zusätzliche Kosten verfügbar. Sie können weniger stabil sein oder sich ohne vorherige Ankündigung ändern. Der Kunde nutzt Beta-Funktionen auf eigenes Risiko.

11. Geistiges Eigentum

Alle geistigen Eigentumsrechte am Dienst - einschließlich Quellcode, Design, Logos und Dokumentation - sind ausschließliches Eigentum von Entexia. Der Kunde erhält nur eine nicht-exklusive, nicht übertragbare Lizenz zur Nutzung des Dienstes.

12. Eigentum an Kundendaten

Der Kunde behält das vollständige Eigentum an allen Kundendaten. Der Anbieter verwendet Kundendaten nicht für kommerzielle Zwecke außerhalb des Rahmens der Bereitstellung des Dienstes.

13. Schutz persönlicher Daten (DSGVO)

Der Anbieter verarbeitet persönliche Daten gemäß Verordnung (EU) 2016/679 (DSGVO). Im Rahmen des Dienstes handelt der Kunde als Verantwortlicher und der Anbieter als Auftragsverarbeiter gemäß Artikel 28 DSGVO.

Alle Daten werden innerhalb des EWR gespeichert. Unterauftragsverarbeiter sind an gleichwertige Datenschutzverpflichtungen gebunden.

Nach Kontokündigung werden Kundendaten 30 Tage lang für Exportzwecke aufbewahrt und dann dauerhaft gelöscht.

14. Haftungsbeschränkung

Der Anbieter haftet nicht für indirekte oder Folgeschäden aus der Nutzung des Dienstes, einschließlich Schäden durch:

• Ausfälle oder Verzögerungen in Systemen Dritter (Steuerbehördenportale, Banking-APIs, Register)
• Falsch eingegebene Daten oder Fehlkonfiguration durch den Kunden
• Verlass auf KI-generierte Ausgaben ohne Überprüfung
• Höhere Gewalt oder unbefugten Zugriff infolge unzureichender Sicherheit auf Kundenseite

Die Gesamthaftung des Anbieters für alle Ansprüche darf die Gesamtgebühren, die der Kunde in den 12 Monaten vor dem schädigenden Ereignis gezahlt hat, nicht überschreiten.

15. Kündigung

• Der Kunde kann sein Abonnement jederzeit über die Kontoeinstellungen kündigen. Der Zugang bleibt bis zum Ende des aktuellen bezahlten Zeitraums bestehen.
• Wenn eine vollständige Rückerstattung vom Anbieter verarbeitet wird, wird das Abonnement sofort gekündigt.
• Mitglieder eines Gruppenplans, deren Gruppenabonnement gekündigt wird, erhalten eine 30-tägige Gnadenfrist, bevor der Zugang eingeschränkt wird.
• Der Anbieter kann ein Konto bei schwerwiegenden Verstößen gegen diese Bedingungen aussetzen oder dauerhaft kündigen.
• Der Kunde darf sein Konto ohne vorherige schriftliche Zustimmung des Anbieters nicht auf Dritte übertragen.

16. Änderungen dieser Bedingungen

Der Anbieter kann diese Bedingungen jederzeit aktualisieren. Wesentliche Änderungen werden mindestens 15 Tage im Voraus per E-Mail oder innerhalb der Anwendung mitgeteilt.

17. Anwendbares Recht und Streitigkeiten

Diese Bedingungen unterliegen dem Recht der Republik Slowenien. Die Parteien verpflichten sich, Streitigkeiten gütlich beizulegen, bevor sie formelle Verfahren einleiten.

18. Salvatorische Klausel und Gesamtvereinbarung

Wenn eine Bestimmung dieser Bedingungen ungültig oder nicht durchsetzbar ist, bleiben die übrigen Bestimmungen in vollem Umfang in Kraft.

19. Kontakt

support@entexia.com

Entexia · Republik Slowenien · Europäische Union