Entexia™ | Intelligent ecosystemThe heartbeat of your enterprise
Moduli/Dokumenti
DMS modul

Dokumenti z verzijami,
podpisi in rokom.

DMS, ki pozna zakon: verzioniranje, e-podpis, revizijska sled, opomniki za izteke in iskanje po vsebini — en sistem, brez e-pošte.

Začnite brezplačno Rezerviraj demo
AES-256
šifriranje
OCR
iskanje po vsebini
30d
opomnik pred iztekom
Nedavni dokumenti
Pogodba Kovač M.
Pogodba · v3
Podpisano
Zavar. polica 2025
Polica · v1
Poteče 14.9.
Ponudba #1042
Ponudba · v2
V pregledu
Revizijska sled — vsak dostop zabeležen

Zakaj digitalni DMS ni opcija, ampak nujnost

2,5 uri
tedensko porabi povprečen zaposleni za iskanje dokumentov v mapah, e-pošti in OneDrivu (McKinsey)
do 20 mil. €
kazen GDPR za nepopolno revizijsko sled pri dokumentih z osebnimi podatki (GDPR čl. 83)
1 od 4
dokumentov vsebuje napako v zadnji verziji, ker je bila urejana v lokalni kopiji mimo DMS-a (AIIM, 2023)

DMS, ki pozna zakon

Verzioniranje dokumentov

Vsaka sprememba dokumenta shrani novo verzijo. Stare verzije so dostopne kadarkoli. Veste točno kdo, kdaj in kaj je spremenil.

E-podpis z Dropbox Sign

Pošljite dokument v podpis iz DMS-a. Podpisnik podpiše prek brskalnika. Podpisana kopija se samodejno arhivira v DMS.

Nadzor dostopa in revizijska sled

Določite kdo sme videti, urejati ali brisati vsak dokument. Vsak dostop se zabeleži z revizijsko sledjo. GDPR zahteve izpolnjene.

Opomniki za roke veljavnosti

Certifikati, zavarovalne police, pogodbe — Entexia pošlje opomnik 30 in 7 dni pred iztekom. Nobena pogodba ne bo pozabljena.

Predloge dokumentov

Ustvarite predloge za ponavljajoče se dokumente (pogodbe, poročila, nalogi). Novi dokument iz predloge v minutah, brez copy-paste.

Iskanje po vsebini

Iščite po imenu, vsebini, metapodatkih ali tagih. OCR za skenirane dokumente. Najdete katerikoli dokument v sekundah.

Pogosta vprašanja

Koliko prostora dobim za shranjevanje dokumentov?
Vsak plan vključuje vsaj 50 GB prostora. Za večje potrebe je prostor na voljo v blokih po 50 GB. Cena je transparentna, brez skritih stroškov.
Ali DMS podpira skeniranje in OCR?
Da. Entexia DMS vključuje OCR (optično prepoznavanje znakov) za skenirane dokumente. Po nalaganju PDF-a ali slike so vsebine takoj iskljive po besedilu.
Kako so dokumenti zaščiteni (GDPR)?
Dokumenti so šifrirani v mirovanju (AES-256) in med prenosom (TLS 1.3). Strežniki so v EU (Frankfurt). Dostop je zahteval MFA. Vsak dostop je zabeležen v revizijski sledi.
Ali je mogoče dati zunanjo stranko dostop do enega dokumenta?
Da. Ustvarite varnostno povezavo z možnostjo izteka (npr. 7 dni). Stranka prejme povezavo po e-pošti, odpre dokument v brskalniku — brez registracije ali gesla.
Kaj se zgodi ob izteku pogodbe — ali je potreben ročni opomnik?
Ne. Za vsak dokument nastavite datum izteka. Entexia pošlje opomnik 30 dni in 7 dni pred iztekom. Vodja HR, računovodja ali odvetnik — kdo koli, ki ga določite.
Ali podpira verzioniranje — kako vem kdo je spremenil dokument?
Da. Vsaka sprememba ustvari novo verzijo s časovnim žigom in imenom avtorja. Stare verzije so dostopne za pregled in obnovo. Revizijska sled je nespremenljiva.

Kalkulator

Koliko časa iščete dokumente?

Kalkulator

Koliko časa iščete dokumente?

2200
120
1 min20 min
10 €80 €

Povprečje McKinsey: delavec porabi 1,8 ure/dan za iskanje dokumentov (2022). DMS zmanjša na < 10 sekund s polno-besedilnim iskanjem.

Ur/leto za iskanje dokumentov
1875 h
15 × 5 × 6min / 60 × 250
Letni strošek izgubljenega časa
41.250 €
1875 h × 22 €
Letni prihranek
40.890 €
41.250 € − 360 €
Preizkusite brezplačno 7 dni

Sorodni moduli

HR
Pogodbe zaposlenih → DMS samodejno
GDPR
Revizijska sled GDPR zahtev v DMS-u
CRM
Strankin dosje → pogodbe v DMS-u

Dokumenti z verzijami. Brez e-mailskih prilog.

7-dnevni brezplačni preizkus. Brez kreditne kartice.

Začni brezplačno Rezerviraj demo