Eine personalisierte E-Mail, die auf Fakten beruht
Keine Vorlage mit eingesetztem Namen. Die E-Mail wird um eine gemessene Erkenntnis über den Empfänger herum geschrieben, jede Aussage nennt ihre Quelle, und den Versand gibt immer ein Mensch frei.
Warum Kaltakquise-E-Mails nicht wirken
Ein Empfänger braucht drei Sekunden, um eine für ihn geschriebene E-Mail von einer für tausend Adressen geschriebenen zu unterscheiden. Der Unterschied liegt nicht im Ton und nicht in der Länge, sondern darin, ob der Absender etwas über ihn weiß. Eine Vorlage mit eingesetztem Firmennamen weiß nichts und greift deshalb zu Wendungen, die jeder über jeden schreiben könnte. Ein Sprachmodell ohne Sperren macht denselben Fehler schneller und glatter.
- Der Text ist für alle gleich, nur Name und Firma ändern sich.
- Die Aussagen sind allgemein und daher nicht überprüfbar.
- Die Zahlen sind Dekoration, weil sie nicht aus den Daten des Empfängers stammen.
- Der Versand läuft automatisch, ohne Kontrolle über die einzelne E-Mail.
- Der Text entsteht um eine Erkenntnis über diesen Empfänger herum.
- Jeder Satz nennt im Belege-Panel seine Quelle.
- Beträge kommen aus dem Leistungskatalog, nicht aus dem Modell.
- Jede E-Mail wird von einem Menschen geprüft und freigegeben, bevor sie das Haus verlässt.
Rechner für die Zeitersparnis
Geben Sie Ihre eigenen Zahlen ein. Die Rechnung vergleicht die Zeit für das Schreiben von Hand mit der Zeit für die Prüfung eines fertigen Entwurfs und enthält keine Annahme von uns über Antwortquoten.
Ihre Zahlen
Wie viele Erst-E-Mails an neue Unternehmen Sie in einem Monat versenden.
Zeit für das Sichten der Website, die Registersuche und das Schreiben des Textes.
Jeder Entwurf wird von einem Menschen geprüft und freigegeben. Ohne Freigabe wird nicht versendet.
Arbeitgeber-Bruttokosten geteilt durch geleistete Stunden. Fehlt die Zahl, lassen Sie den Vorgabewert.
Was diese Rechnung nicht ist
Die Rechnung vergleicht nur die aufgewendete Zeit. Sie enthält nicht die Kosten für die Analysen und die Texterstellung, denn diese hängen vom gewählten Paket und vom Umfang der Analysen ab - die Preise stehen auf der Preisseite. Sie sagt auch die Reaktion der Empfänger nicht voraus: Antwortquoten messen wir nicht und versprechen sie deshalb nicht.
Wie eine E-Mail entsteht
Sieben Schritte. Jeder von ihnen kann den nächsten stoppen oder korrigieren.
Kontext
Aus den gemessenen Analysen und Ihrer Beziehungshistorie entsteht ein Bild des Empfängers. Nichts davon ist geraten: jede Erkenntnis trägt eine Kennung und eine Quelle.
Angebotsauswahl
Das Modell schlägt eine Position aus Ihrem Leistungskatalog vor und muss angeben, welche Erkenntnisse sie begründen. Der Code prüft den Vorschlag und kann ihn ablehnen.
Wahl des Aufhängers
Es wird eine konkrete Erkenntnis gewählt, um die herum die E-Mail geschrieben wird. Gibt es keine, sagt die E-Mail das und erfindet keine andere.
Schreiben
Der Text entsteht in der Sprache des Empfängers, in der Länge einer Erstansprache, mit einem Aufhänger und einer Handlungsaufforderung.
Faktenprüfung
Jede Zahl, jeder Betrag, jedes Datum und jede Aussage über den Empfänger wird mit den strukturierten Erkenntnissen abgeglichen. Was keine Quelle hat, fällt heraus.
Stil-Linter
Verbotene Wendungen, Überschriften, Aufzählungen, Emoji, Ausrufezeichen und Gedankenstriche werden abgelehnt. Der Text wird von unsichtbaren Zeichen und Formatierungsresten befreit.
Editor und Belege
Der Entwurf öffnet sich im Editor, daneben das Belege-Panel mit einer Quelle zu jedem Satz. Der Versand ist eine Handlung eines Menschen, nicht des Systems.
Welche Leistung anzubieten ist
Das Modell wählt nicht frei. Es gibt eine Position aus Ihrem Leistungskatalog zurück und muss die Kennungen der Erkenntnisse nennen, die die Wahl begründen, dazu eine kurze Erläuterung. Danach prüft der Code den Vorschlag. Eine Ablehnung ist kein Fehler und wird nicht wiederholt: die E-Mail bleibt dann allgemein, und der Ablehnungsgrund ist in der Oberfläche sichtbar.
- der Vorschlag ist kein gültiges JSON
- die genannte Position existiert nicht im Katalog
- die Begründung ist leer
- der Vorschlag nennt keine einzige Erkenntnis
- die genannte Kennung gehört nicht zu den gemessenen Erkenntnissen
- der Vorschlag beruht nur auf Identitätsdaten (Name, Adresse, Steuernummer)
Die letzte Ablehnung ist in der Praxis die häufigste und die wichtigste. Dass der Empfänger eine Adresse und eine Steuernummer hat, ist kein Grund für ein Angebot: das weiß jeder über ihn. Ein Angebot steht nur auf einer Erkenntnis, die tatsächlich etwas über ihn aussagt.
Die Faktenregel und das Belege-Panel
In der E-Mail darf keine Zahl, kein Betrag, kein Wettbewerbername, kein Datum und keine Aussage über den Empfänger stehen, die sich nicht aus den strukturierten Erkenntnissen ergibt. Preisspannen sind keine Ermessenssache des Modells: sie kommen aus dem Leistungskatalog, und wo wir für einen Bereich keine Spanne haben, geht der Aufhänger ohne Betrag in die E-Mail. Gibt es über den Empfänger überhaupt keine konkrete Erkenntnis, schreibt das System das hin, statt eine zu erfinden.
Öffentliche Finanzdaten über den Empfänger (Größe, Mitarbeiterzahl, Umsatz) schreiben wir nicht in die E-Mail. Für Slowenien haben wir keine gemessene kostenlose Quelle, aus der wir sie zuverlässig lesen könnten, daher lässt das System sie lieber weg, als zu raten.
Neben dem Entwurf steht das Belege-Panel: zu jedem Satz zeigt es, aus welcher Analyse und welcher Erkenntnis er entstanden ist. Das ist keine Vertrauensdekoration, sondern ein Arbeitswerkzeug. Vor dem Versand sehen Sie, ob ein Satz auf dem Lesen der Website, auf einem Registereintrag oder auf Ihrer eigenen Historie mit diesem Kontakt beruht.
Warum sich die E-Mail nicht wie KI-Text liest
Weil die verbotenen Wendungen eine Liste sind und keine Empfehlung. Die Liste liegt im System und nicht in der Anweisung an das Modell, und Text, der eine verbotene Wendung trifft, wird abgelehnt und neu geschrieben, höchstens zweimal. Die Listen entstehen je Sprache getrennt und sind keine Übersetzungen voneinander; bestätigt sind sie für Slowenisch und Englisch, und eine E-Mail in einer Sprache ohne bestätigte Liste wird gestoppt, weil eine leere Liste sie ungeprüft durchlassen würde.
Der erste Satz muss mit einer konkreten, überprüfbaren Tatsache über den Empfänger beginnen, eine rhetorische Einstiegsfrage ist verboten. Vor dem Speichern wird der Text von unsichtbaren Zeichen und Formatierungsresten befreit, und die Mail-Header sind dieselben wie beim manuellen Versand von derselben Adresse. Die Signatur wird nicht neu erzeugt: es wird die aus den Benutzereinstellungen verwendet.
Woraus der Aufhänger entsteht
Nur öffentlich zugängliche Quellen und Ihre eigenen Daten im CRM. Jede Analyse läuft je Domain einmal und wird danach innerhalb ihrer Gültigkeit kostenfrei wiederverwendet.
| Quelle | Was daraus gelesen wird |
|---|---|
| Website des Empfängers | Der Text der öffentlichen Startseite: was das Unternehmen über sich sagt, welche Leistungen es nennt, was fehlt. |
| FURS-Steuerpflichtigenregister | Ob der Empfänger umsatzsteuerlich registriert ist und seit wann. |
| AJPES-Unternehmensregister | Rechtsform, Registerbehörde und Sitz aus dem öffentlichen Export des Registers. |
| VIES | Gültigkeit der USt-IdNr. für grenzüberschreitende Geschäfte. |
| Historie im CRM | Ihre bisherigen Kontakte, Angebote und Supportmeldungen zu diesem Kontakt. |
| TED-Ausschreibungen | Bekanntmachungen auf dem europäischen Portal. Verfügbar mit dem Modul Partnerüberwachung. |
| KI-Sichtbarkeit | Wie sichtbar der Empfänger in Sprachmodellen und Suchmaschinen ist. |
| Preverba360, rechtlicher Teil | Rechtliche Lücken auf der Website. Preisspannen stammen aus dem Katalog, nicht aus dem Modell. |
Keine E-Mail versendet das System
Ein Entwurf bleibt ein Entwurf, bis ihn ein Mensch versendet. Automatischer Versand lässt sich in keiner Einstellung aktivieren, denn das ist keine Einstellung, sondern eine Entscheidung: bei der Erstansprache eines unbekannten Unternehmens muss jemand die Verantwortung für die einzelne Nachricht übernehmen, nicht für eine Regel.
An wen die E-Mail gesendet werden darf
Die rechtliche Verantwortung für den Inhalt und für die Rechtsgrundlage des Versands trägt das versendende Unternehmen. Diese Frage lassen wir deshalb nicht offen: vor jedem Versand läuft eine gemeinsame Sperre, die alle Sperrgründe auf einmal zurückgibt und nicht nur den ersten gefundenen.
E-Mail-Einwilligung am Kontakt
Die Werte ja, nein und keine Angabe, voreingestellt keine Angabe. Bei ja sind Datum, Quelle und die erfassende Person Pflicht. Jede Änderung geht ins Prüfprotokoll.
Der Wert nein sperrt den Versand
Auch wenn Ihr Unternehmen noch keine eigene Regel gesetzt hat. Bis dahin ist der Wert keine Angabe eine Warnung, keine Sperre.
Ausschlussliste und Abmeldungen
Adressen werden normalisiert verglichen, daher scheitert eine Abmeldung nicht an Großbuchstaben oder Leerzeichen. Der Abmeldelink ist standardmäßig aktiv.
Bestandskunde wird gemessen
Nicht anhand eines selbst gesetzten Kennzeichens, sondern anhand ausgestellter Rechnungen. Entwürfe, stornierte und nicht nummerierte Belege zählen nicht.
Verantwortungserklärung
Die Schaltfläche zum Erzeugen ist gesperrt, bis das Unternehmen die Erklärung annimmt. Die Annahme wird mit Benutzer, Zeitpunkt, IP-Adresse, Sprache und Textversion festgehalten.
Die Verarbeitung personenbezogener Daten ist in einem Auftragsverarbeitungsvertrag geregelt. Auftragsverarbeitungsvertrag lesen.
Drei unabhängige Sprachen
Die Sprache der Oberfläche, in der Sie arbeiten, die Sprache Ihres Vertriebsprofils und die Sprache der E-Mail sind drei getrennte Einstellungen. Sie können in der deutschen Oberfläche arbeiten, das Profil auf Englisch führen und die E-Mail auf Englisch senden, weil der Empfänger im Ausland sitzt. Die E-Mail entsteht nur in Sprachen, die Ihr Unternehmen im Profil hat: eine Sprache, die Sie nicht lesen können, wäre ein Versprechen, das Sie nicht prüfen können.
Verbotene und verdächtige Wendungen hat jede Sprache eigene. Die englische Liste ist keine übersetzte slowenische und die slowenische keine übersetzte englische, denn die beiden Sprachen riechen an unterschiedlichen Zeichen nach KI. Genau deshalb entsteht eine Liste nie durch Übersetzung: ins Profil darf nur eine Sprache, deren Satz wir mit einem Muttersprachler bestätigt haben. Heute sind das Slowenisch und Englisch, Deutsch, Kroatisch und Polnisch folgen, sobald ihr Satz bestätigt ist. Eine E-Mail in einer Sprache ohne bestätigten Satz wird gestoppt; eine leere Liste wäre der Anschein einer Prüfung und keine Prüfung.
Häufige Fragen
Was ist eine personalisierte E-Mail und worin unterscheidet sie sich vom Serienbrief?+
Ein Serienbrief setzt Name und Firma in eine Vorlage ein, der Text bleibt für alle gleich. Eine personalisierte E-Mail entsteht umgekehrt: zuerst werden konkrete Erkenntnisse über den Empfänger gemessen (was auf seiner Website steht, ob er umsatzsteuerlich registriert ist, was aus dem öffentlichen Register hervorgeht), und erst dann wird der Text um eine dieser Erkenntnisse herum geschrieben. Gibt es keine Erkenntnis, bleibt die E-Mail allgemein und sagt das auch.
Erfindet die KI etwas?+
Sie darf es nicht, und der Code prüft das. In der E-Mail darf keine Zahl, kein Betrag, kein Wettbewerbername, kein Datum und keine Aussage über den Empfänger stehen, die nicht aus den strukturierten Erkenntnissen der Analysen stammt. Preisspannen kommen aus dem Leistungskatalog, nicht aus dem Modell. Jeder Satz nennt im Belege-Panel seine Quelle, daher ist vor dem Versand ersichtlich, worauf er beruht.
Wird die E-Mail automatisch versendet?+
Nie. Jede E-Mail wird von einem Menschen geprüft und freigegeben, automatischer Versand lässt sich in keiner Einstellung aktivieren. Ein Entwurf bleibt ein Entwurf, bis ihn jemand aus dem Editor versendet, und das System hält fest, wer welchen Entwurf freigegeben hat.
Warum liest sich die E-Mail nicht wie KI-Text?+
Weil die verbotenen Wendungen eine Liste sind und keine Empfehlung. Der Text läuft durch einen Stil-Linter, der Wendungen wie 'I hope this email finds you well', 'seamless' oder 'tailored solution' aus der bestätigten englischen Liste ablehnt, Überschriften, Aufzählungen, Fettdruck, Emoji und Ausrufezeichen ablehnt, Halbgeviert- und Geviertstrich ablehnt und verlangt, dass der erste Satz mit einer konkreten, überprüfbaren Tatsache beginnt. Die Listen sind bislang für Slowenisch und Englisch bestätigt. Eine Erstansprache hat 60 bis 130 Wörter, einen Aufhänger und eine Handlungsaufforderung.
Welche Daten über den Empfänger liest das System?+
Öffentlich zugängliche: den Text seiner Website, den Status als Umsatzsteuerpflichtiger aus dem slowenischen Register FURS, Rechtsform und Sitz aus dem öffentlichen Export des Unternehmensregisters AJPES, die Gültigkeit der USt-IdNr. in VIES, öffentliche Ausschreibungen aus TED sowie Ihre eigene Beziehungshistorie zu diesem Kontakt aus dem CRM. Öffentliche Finanzdaten (Größe, Mitarbeiterzahl, Umsatz) schreiben wir bewusst nicht in die E-Mail, weil es für Slowenien keine gemessene kostenlose Quelle dafür gibt.
Wie sind E-Mail-Einwilligung und DSGVO geregelt?+
Jeder Kontakt hat ein Feld E-Mail-Einwilligung mit den Werten ja, nein und keine Angabe, voreingestellt ist keine Angabe. Bei ja sind Datum und Quelle der Einwilligung sowie die erfassende Person Pflicht. Der Wert nein sperrt den Versand, auch wenn das Unternehmen keine eigene Regel hinterlegt hat. Die Versandsperre prüft zusätzlich die Ausschlussliste, abgemeldete Adressen und interne Regeln und gibt alle Sperrgründe auf einmal zurück, nicht nur den ersten. Die rechtliche Verantwortung für Inhalt und Rechtsgrundlage trägt das versendende Unternehmen.
In welcher Sprache wird die E-Mail geschrieben?+
In der Sprache des Empfängers, gewählt aus den Sprachen, die Ihr Unternehmen im Vertriebsprofil hat. Ins Profil darf nur eine Sprache, für die ein bestätigtes Verzeichnis verbotener Wendungen vorliegt, und das sind heute Slowenisch und Englisch. Oberflächensprache, Profilsprache und E-Mail-Sprache sind drei unabhängige Einstellungen: Sie können in der deutschen Oberfläche arbeiten und die E-Mail auf Englisch senden.
Wie viele Modellaufrufe verbraucht eine E-Mail?+
Höchstens vier: Angebotsauswahl, Schreiben und bis zu zwei Korrekturen, wenn der Linter oder die Faktenprüfung die erste Fassung ablehnt. Bei manuell gewähltem Angebot sind es drei. Jeder Aufruf wird im Verbrauchsjournal erfasst, daher sind die Kosten einer einzelnen E-Mail ersichtlich und keine Schätzung.
Sehen Sie einen Entwurf an Ihrem eigenen Kontakt
Die personalisierte E-Mail ist Teil des KI-CRM-Agenten in Entexia. In der Demo nehmen wir einen echten Kontakt von Ihnen, erstellen einen Entwurf und gehen das Belege-Panel gemeinsam durch. Der Versand bleibt Ihre Entscheidung.