Entexia™ | Intelligent ecosystemThe heartbeat of your enterprise
Moduli/Dokumenti
DMS modul

Dokumenti s verzijama,
potpisima i rokovima.

DMS koji poznaje zakon: verzioniranje, e-potpis, revizijska staza, podsjetnici za rokove i pretraživanje po sadržaju — sve na jednom mjestu.

Počnite besplatno Rezervirajte demo
AES-256
šifriranje
OCR
pretraživanje teksta
30d
podsjetnik pred istecom
Nedavni dokumenti
Ugovor Kovač M.
Ugovor · v3
Potpisano
Osiguranje 2025
Polica · v1
Ističe 14.9.
Ponuda #1042
Ponuda · v2
U pregledu
Revizijska staza — svaki pristup zabilježen

Zašto digitalni DMS nije opcija, nego nužnost

2,5 sata
tjedno prosječni zaposlenik troši tražeći dokumente u mapama, e-mailovima i OneDriveu (McKinsey)
do 20 mil. €
kazna GDPR za nepotpunu revizijsku stazu na dokumentima s osobnim podacima (GDPR čl. 83)
1 od 4
dokumenata sadrži pogrešku u zadnjoj verziji jer je uređivan u lokalnoj kopiji izvan DMS-a (AIIM, 2023)

DMS koji poznaje zakon

Verzioniranje dokumenata

Svaka promjena sprema novu verziju. Stare verzije su dostupne u svakom trenutku. Znate točno tko, kada i što je promijenio.

E-potpis s Dropbox Signom

Pošaljite dokument na potpis iz DMS-a. Potpisnik potpisuje putem preglednika. Potpisana kopija automatski se arhivira u DMS.

Kontrola pristupa i revizijska staza

Definirajte tko smije vidjeti, uređivati ili brisati svaki dokument. Svaki pristup se bilježi revizijskom stazom. GDPR zahtjevi ispunjeni.

Podsjetnici za rokove valjanosti

Certifikati, osiguravajuće police, ugovori — Entexia šalje podsjetnike 30 i 7 dana prije isteka. Nijedan ugovor neće biti zaboravljen.

Predlošci dokumenata

Izradite predloške za ponavljajuće dokumente (ugovori, izvještaji, nalozi). Novi dokument iz predloška za minute, bez copy-paste.

Pretraživanje po sadržaju

Pretražujte po imenu, sadržaju, metapodacima ili tagovima. OCR za skenirane dokumente. Pronađite bilo koji dokument za sekunde.

Često postavljana pitanja

Koliko prostora za pohranu dobivam za dokumente?
Svaki plan uključuje najmanje 50 GB prostora za pohranu. Za veće potrebe prostor je dostupan u blokovima od 50 GB. Cijene su transparentne, bez skrivenih troškova.
Podržava li DMS skeniranje i OCR?
Da. Entexia DMS uključuje OCR (optičko prepoznavanje znakova) za skenirane dokumente. Nakon učitavanja PDF-a ili slike, sadržaj je odmah pretraživ po tekstu.
Kako su dokumenti zaštićeni (GDPR)?
Dokumenti su šifrirani u mirovanju (AES-256) i pri prijenosu (TLS 1.3). Poslužitelji su u EU (Frankfurt). Pristup zahtijeva MFA. Svaki pristup bilježi se u revizijskoj stazi.
Je li moguće dati vanjskoj strani pristup jednom dokumentu?
Da. Izradite sigurnu vezu s mogućnošću isteka (npr. 7 dana). Strana prima vezu e-mailom i otvara dokument u pregledniku — bez registracije ili lozinke.
Što se događa kada ugovor istekne — treba li ručni podsjetnik?
Ne. Za svaki dokument postavite datum isteka. Entexia šalje podsjetnike 30 dana i 7 dana prije isteka. HR menadžer, računovođa ili odvjetnik — tko god odredite.
Podržava li verzioniranje — kako znam tko je promijenio dokument?
Da. Svaka promjena stvara novu verziju s vremenskom oznakom i imenom autora. Stare verzije dostupne su za pregled i obnavljanje. Revizijska staza je nepromjenjiva.

Kalkulator

Koliko vremena tražite dokumente?

Kalkulator

Koliko vremena tražite dokumente?

2200
120
1 min20 min
10 €80 €

McKinsey prosjek: radnik troši 1,8 sata/dan za traženje dokumenata (2022). DMS smanjuje na < 10 sekundi.

Sati/god. za traženje dokumenata
1.875 h
15 × 5 × 6min / 60 × 250
Godišnji trošak izgubljenog vremena
41.250 €
1.875 h × 22 €
Godišnja uštedina
40.890 €
41.250 € − 360 €
Isprobajte besplatno 7 dana

Srodni moduli

HR
Ugovori zaposlenika → DMS automatski
GDPR
Revizijska staza GDPR zahtjeva u DMS-u
CRM
Dosje klijenta → ugovori u DMS-u

Dokumenti s verzijama. Bez e-mail privitaka.

7-dnevno besplatno isprobavanje. Bez kreditne kartice.

Počni besplatno Rezervirajte demo