e-Računi za javni sektor u Hrvatskoj: vodič za tvrtke i obrtnike

Što je eSEF i tko mora slati e-račune javnom sektoru

eSEF (e-Sustav e-Faktura) je platforma FINA-e za razmjenu elektroničkih računa između privatnog i javnog sektora u Hrvatskoj. Obveza slanja e-računa proračunskim korisnicima na snazi je od 1. prosinca 2018. godine za tvrtke, a od 2019. za obrtnike koji obavljaju transakcije s javnim tijelima. Svaki račun koji se ispostavlja ministarstvima, gradovima, javnim ustanovama i državnim poduzećima mora proći kroz eSEF sustav.

Format koji eSEF prihvaća temelji se na europskom standardu EN 16931, koji je u skladu s UBL 2.1 XML specifikacijom. Hrvatska je ovaj standard uskladila s EU direktivom 2014/55/EU, pa tvrtke koje već šalju e-račune u druge europske zemlje mogu koristiti iste alate - uz eventualne prilagodbe za lokalna polja. Račun poslan papirnom poštom ili kao PDF prilog e-pošte nije prihvatljiv za javni sektor.

Kako slati e-račune prek eSEF sustava korak po korak

Postoje tri načina slanja e-računa prek eSEF-a: (1) Direktna integracija iz računovodstvenog ili ERP sustava koji podržava eSEF API - najpraktičniji za tvrtke s većim volumenom računa. (2) Web sučelje portala eSEF - prikladno za manje tvrtke koje šalju do nekoliko desetaka računa mjesečno. (3) Akreditirani posrednik (service provider) koji se brine o tehničkoj integraciji umjesto Vas.

Obvezna polja na svakom e-računu uključuju: OIB primatelja, IBAN za plaćanje, razčlanjeni PDV, ukupni iznos s PDV-om i bez, referentni broj narudžbenice ili ugovora. Najčešće greške: nedostajuća referenca narudžbe (eSEF će račun odbiti), netočan OIB primatelja (vodi do krivog usmjeravanja) i neskladnost ukupnih iznosa. Preporuka je koristiti softver koji validira XML prije slanja.

Koje su prednosti e-fakturiranja za tvrtku

Proračunski korisnici u Hrvatskoj zakonski su obvezni obraditi e-račune prednostno. Tipičan rok plaćanja e-računa kraći je za 5 do 10 dana u usporedbi s papirnom poštom, što za tvrtku znači brži povrat gotovine. Osim toga, e-fakturiranje eliminira troškove tiskanja, omotnica, poštarine i ručnog arhiviranja - za 50 računa mjesečno to može iznositi i do 200 EUR godišnje.

Digitalno fakturiranje donosi i potpunu sljedivost: u svakom trenutku znate je li račun isporučen, primljen i proknjižen. Reklamacije postaju rjeđe jer su podaci strukturirani i strojno čitljivi. Za tvrtke koje fakturiraju više javnih tijela istovremeno, centralizirani sustav prati status svakog računa bez ručnog provjeravanja.

Kako softver poenostavljuje slanje e-računa javnom sektoru

Entexijev financijski modul generira e-račune u eSEF formatu izravno iz prodajnih podataka, bez ručnog uređivanja XML datoteka. Kreirate račun u poznatom sučelju, odabirete primatelja iz validiranog imenika javnih tijela i šaljete jednim klikom. Sustav se brine o pretvorbi formata, usmjeravanju i potvrdi dostave, a status svakog računa vidite na jednom ekranu.

Za tvrtke koje redovito fakturiraju javnom sektoru, ušteda na administrativnom radu i brži povrat gotovine često su veće od godišnje pretplate na dobar softver. Entexia podržava eSEF, Peppol BIS 3.0 i e-SLOG, što pokriva ključna tržišta u regiji. Isprobajte besplatno 7 dana i uvjerite se sami.