Prehod z Excela na ERP: korak za korakom za malo in srednje podjetje

Kdaj Excel postane ovira za rast podjetja

Excel je izvrsten orodij za enostavno analizo in ad-hoc poročanje. Postane problem, ko ga podjetje začne uporabljati kot operativni sistem - za sledenje naročil, zalog, strank in plačil. Ko to preseže en ali dva uporabnika in ko se datoteke razmnožijo na pet ali deset različnih tabel, ki jih vsak vzdržuje po svoje, nastane kaos. Verzije se razhajajo, usklajevanje traja ure in napake so neizogibne.

Konkretni znaki, da ste presegli Excel: (1) Zaposleni porabijo več kot 2 uri tedensko za usklajevanje podatkov med tabelami. (2) Ni jasno, katera verzija tabele je aktualna. (3) Napake v obračunu plač ali pri naročilih so postale redna praksa. (4) Ne veste, kateri kupci niso plačali in kateri dobavitelji so presegli plačilni rok. (5) Mesečno zaključevanje knjig traja več kot dva dni. Ko se prepoznate v treh ali več od teh točk, je prehod na ERP nujen, ne samo priporočljiv.

Katere podatke prenesite v ERP in kako se pripravite

Migracija podatkov je najpomembnejša faza prehoda. Priporočamo, da pred migracijo naredite revizijo obstoječih tabel: preverite, kateri podatki so točni in aktualni, kateri zastarani in kateri se podvajajo. Boljše je prenesti manj, a točnih podatkov, kot pa prenesti kopico netočnih in jih potem čistiti v novem sistemu. Tipično se prenese: seznam kupcev in dobaviteljev, seznam artiklov in zaloge, odprte terjatve in obveznosti ter tekoče pogodbe.

Pred migracijo določite datum rezanja - dan, od katerega se vse novo vnaša v ERP in nič več v Excel. To je ključno za preprečitev situacije, kjer zaposleni vzporedno vzdržujejo oba sistema. Prehod "vse na enkrat" je tvegan za večja podjetja, a za podjetja z do 20 zaposlenimi je tipično najpraktičnejši.

Kako usposabljati ekipo in zagotoviti sprejetje novega sistema

Usposabljanje je pogosto podcenjeno pri implementacijah ERP sistemov. Zaposleni, ki niso ustrezno usposobljeni, se bodo vrnili k Excelu, ker jim je znan. Ključno je, da usposabljanje ni samo enkratna predstavitev, ampak vključuje praktično vadbo na resničnih primerih iz delovnega procesa vsakega zaposlenega. Blagajnik mora vaditi vnos prodajnega naročila, računovodja mora vaditi knjiženje računa.

Poleg usposabljanja je ključno, da ima vsak zaposleni nekoga, ki mu lahko pomaga pri prvih tednih. Določite internega "super-uporabnika" - nekoga, ki se sistemu nauči bolje od ostalih in ki je dostopen za vprašanja. Podpora kolega je pogosto učinkovitejša od formalne IT pomoči, ker je dostopna takoj in razumevanje poslovnega konteksta je vgrajeno.

Kateri so konkretni rezultati po uspešnem prehodu na ERP

Po uspešnem prehodu na ERP so merljivi rezultati tipično vidni v roku 2 do 3 mesecev. Najpogosteje poročani izboljšave: zmanjšanje časa za mesečno zaključevanje knjig za 40 do 60 %, zmanjšanje napak pri naročilih in računih za do 80 %, boljši pregled nad terjatvami (in s tem hitrejši izterjava) ter manj "po telefonu koordiniranja" znotraj ekipe.

Entexia je zasnovana kot ERP za mala in srednje velika podjetja z intuitivnim vmesnikom in hitrim uvajanjem. Tipično podjetje z do 15 zaposlenimi je v celoti operativno v novem sistemu v 2 do 3 tednih. Migracija podatkov je vključena v ceno in jo opravi naša ekipa. Preizkusite 7 dni brezplačno, preden se odločite.