e-SLOG in e-računi za UJP: popoln vodič za izdajatelje računov

Kaj je e-SLOG in komu velja obveznost e-računov

e-SLOG je slovenski standard za strukturirane elektronske račune, ki ga je opredelil GZS (Gospodarska zbornica Slovenije). Obveznost oddaje e-računov javnemu sektorju velja za vse dobavitelje, ki zaračunajo blago ali storitve državnim organom, občinam, javnim zavodom in drugim subjektom v sistemu UJP (Uprava za javna plačila). Oddaja papirnih računov javnemu sektorju od leta 2015 naprej ni več sprejemljiva.

Format e-SLOG temelji na mednarodni UBL 2.1 XML strukturi in ga podpirajo vsi akreditirani ponudniki e-izmenjave v Sloveniji. Podjetje, ki prvič pošilja e-račun prek UJP portala, mora imeti certifikat ali pa se priključiti prek akreditiranega ponudnika - tretja možnost je uporaba SFTPrač storitve UJP za neposredno oddajo.

Postopek oddaje e-računa prek portala UJP korak za korakom

Oddaja e-računa poteka v treh korakih. Najprej pridobite dostop do portala eRačuni.si ali se povežite prek svojega računovodskega oziroma ERP sistema, ki podpira e-SLOG format. Nato v sistemu ustvarite račun z vsemi obveznimi polji: IBAN za plačilo, vrednost brez DDV, stopnja in vrednost DDV, skupni znesek, referenca naročila (sklic na JN ali pogodbo). Sistem nato račun pretvori v XML in ga posreduje prejemniku prek izmenjave.

Najpogostejše napake: manjkajoči sklic na javno naročilo (brez tega UJP račun zavrne), napačna GLN koda prejemnika (vsak javni organ ima svojo identifikacijsko kodo v sistemu) in nepravilna davčna stopnja. Priporočamo, da pred prvim pošiljanjem preverjate vzorčne XML datoteke, ki jih UJP objavi na svojem portalu, ali uporabite programsko opremo, ki ima vgrajeno validacijo.

Kako e-SLOG pohitri plačila in zmanjša administrativno delo

Javni sektor v Sloveniji je zakonsko zavezan, da e-račune obdeluje prednostno. Tipični plačilni roki se po vpeljavi e-računov skrajšajo za povprečno 3 do 7 dni v primerjavi s papirno pošto. Poleg tega odpade ročno vnašanje podatkov pri prejemniku, ki je pri papirnih računih pogost vir napak in zamud pri knjiženju.

Za dobavitelja e-računanje pomeni konec tiskanja in pošiljanja ter popolno sledljivost - v sistemu vedno veste, ali je račun bil dostavljen, prejet in kdaj je bil knjižen. Reklamacije postanejo redkejše, ker so podatki strukturirani in strojno berljivi. Pri večjem obsegu računov (denimo 50 ali več mesečno za javni sektor) je prihranek na administrativnih stroških merljiv.

Kako Entexia podpira e-SLOG in poenostavi oddajo

Entexijev finančni modul generira e-račune v formatu e-SLOG 1.6 neposredno iz obstoječih prodajnih podatkov. Ni potrebe po ločeni programski opremi ali ročnem uvozu - račun ustvarite v sistemu, izberete prejemnika iz imenika UJP in pošljete z enim klikom. Sistem vam vrne potrdilo o dostavi in beleži stanje vsakega e-računa.

Integracija zajema tudi DDV specifikacijo, sklicevanje na naročilnico in samodejno dodelitev GLN kode iz internega imenika javnih naročnikov. Vse to zmanjša verjetnost zavrnitve in pohitri postopek plačila. Preizkusite Entexia brezplačno 7 dni in preverite, ali rešitev ustreza Vašemu obsegu računov za javni sektor.